Gestion d’équipe et planning des employées de salon en Algérie

Comment plusieurs employées partagent-elles le même agenda ?

Il n’y a qu’un agenda, celui du salon, et un sélecteur au-dessus. Vous l’ouvrez sur « Salon » le matin pour voir la journée entière, sur « Libres » pour voir ce que personne n’a encore pris, ou sur le prénom d’une employée pour voir sa journée à elle. Les rendez-vous qui se chevauchent s’affichent côte à côte, ce qui est la réalité d’un salon où une cliente pose sa couleur pendant qu’une autre est installée. Chacune consulte l’agenda depuis son propre téléphone, sans passer par le poste du comptoir.

• Un seul agenda pour le salon, filtrable sur une employée
• Une vue « Libres » pour les rendez-vous sans propriétaire
• Les prestations qui se chevauchent restent lisibles
• Consultable depuis le téléphone de chacune

Qui décide de quel rendez-vous ?

L’employée qui va réaliser la prestation, en se prenant le rendez-vous elle-même. Quand une cliente appelle, celle qui décroche ne sait pas encore qui sera libre à 15h, donc le rendez-vous entre sans propriétaire et rejoint la file. Plus tard, la coiffeuse disponible tape « Je prends » et il passe dans sa journée. Elle peut aussi le rendre à la file. Un rendez-vous déjà pris par une collègue n’est pas modifiable par les autres : seule la responsable, ou celle qui l’a pris, peut le réattribuer.

• Le rendez-vous se prend en une tape, pas dans un formulaire
• Une employée peut se retirer et rendre le rendez-vous
• Un rendez-vous pris par une collègue reste en lecture seule
• La responsable réattribue quand il faut trancher

Que peut voir et modifier une employée ?

Ce que vous lui accordez, et rien de plus. Vous créez des profils, par exemple « accueil », « coiffeuse » ou « responsable », puis vous cochez ce que chaque profil peut faire : voir les chiffres du salon, modifier une prestation, accorder une remise, ouvrir le fichier clientes. Une employée qui n’a pas le droit de modifier les réservations peut quand même se prendre un rendez-vous, parce que c’est un geste de travail et pas une décision administrative. Les réglages du salon, eux, restent réservés à la patronne.

• Des profils réutilisables plutôt qu’un réglage par personne
• Droits séparés sur les chiffres, les remises et le fichier clientes
• Se prendre un rendez-vous ne demande aucun droit particulier
• Les réglages du salon restent au compte administrateur

Comment gérer les congés et les absences ?

Les congés se posent dans le même agenda que les rendez-vous. Une employée absente le jeudi apparaît comme telle, et sa journée cesse d’être proposée quand vous cherchez qui peut prendre une cliente. C’est la partie qui coûte le plus cher quand elle se gère par messages : un congé accepté oralement en début de mois se retrouve oublié le jour venu, et c’est une cliente qui l’apprend en arrivant. Le salon garde aussi ses horaires d’ouverture, y compris la coupure du midi quand vous en avez une.

• Congés et absences visibles dans l’agenda du salon
• Horaires d’ouverture du salon, coupure comprise
• Une employée absente n’est plus proposée pour un rendez-vous

Comment savoir ce que chaque employée rapporte ?

En rattachant chaque encaissement à celle qui a réalisé la prestation. Le chiffre d’affaires se ventile ensuite par personne, par prestation et par période, sans que personne ait à tenir un carnet à côté. C’est le chiffre qui sert quand une employée demande une augmentation, quand vous hésitez à embaucher, ou quand vous voulez savoir si le poste ouvert en soirée se paie tout seul. Il sert aussi à voir qui a des trous à combler, ce qui est une information sur le planning avant d’être une information sur la personne.

• Chiffre d’affaires par employée, par prestation et par période
• Encaissement rattaché à celle qui a réalisé la prestation
• Créneaux vides identifiés par personne

Qui reçoit les demandes de réservation en ligne ?

Celles que vous désignez. La réservation en ligne fait arriver des demandes à toute heure, et vous choisissez qui, dans le salon, a le droit d’y répondre : vous seule, ou certaines employées. Les personnes autorisées reçoivent la notification sur leur téléphone et acceptent ou refusent depuis l’agenda. Ce réglage est indépendant des autres droits, parce que répondre à une cliente n’a rien à voir avec le fait de pouvoir consulter les chiffres du salon.